PŘÍPADOVÁ STUDIE
Jak jsme odhalili, proč byly zakázky ztrátové,
a změnili způsob spolupráce mezi odděleními
Výrobní společnost
100 zaměstnanců
12 měsíců spolupráce
Zakázková výroba
O jaký typ firmy šlo?
Česká výrobní společnost se přibližně 100 zaměstnanci se zaměřovala na zakázkovou výrobu. Přestože firma dlouhodobě získávala nové zakázky, u některých z nich se opakovaně objevovala nízká nebo dokonce záporná ziskovost.
Vedení společnosti potřebovalo zjistit, proč se to děje a kde skutečně vzniká problém.
V jaké situaci firma byla
Na první pohled se zdálo, že problém spočívá v nesprávně nastavených kalkulacích. Ve skutečnosti se však chyby postupně kumulovaly během předávání informací mezi obchodním, výrobním a ekonomickým oddělením.
Hlavní problémy
Některé zakázky byly ztrátové
Informace se mezi odděleními předávaly nejednotně
Chyběla návaznost jednotlivých kroků
Zaměstnanci neviděli dopad své práce na celý proces
Obchodní podmínky dlouhodobě neodpovídaly realitě
S čím nás firma oslovila
Majitelka společnosti hledala odpověď na otázku, proč jsou některé zakázky dlouhodobě ztrátové, přestože firma pracuje naplno. Cílem bylo najít skutečnou příčinu problému a nastavit proces tak, aby podobné situace v budoucnu nevznikaly.
Jak probíhala vstupní analýza
Začali jsme rozhovory s majitelkou firmy i zaměstnanci, kteří se podíleli na přípravě a realizaci zakázek. Současně jsme detailně mapovali celý proces tvorby kalkulací a předávání informací mezi jednotlivými odděleními.
Mapovali jsme:
Proces tvorby kalkulací
Komunikaci mezi obchodem, výrobou a ekonomikou
Předávání informací mezi zaměstnanci
Návaznost jednotlivých kroků
Obchodní podmínky klíčových zákazníků
Co jsme ve firmě odhalili
Ukázalo se, že samotné kalkulace nebyly hlavním problémem.
Skutečnou příčinou byly nedostatky v předávání informací mezi jednotlivými odděleními.
Každý vykonával svou část práce správně, ale chybělo propojení celého procesu. Zaměstnanci často neviděli, jak jejich rozhodnutí ovlivňují výslednou ziskovost zakázek.
Současně jsme zjistili, že jeden z dlouhodobých obchodních vztahů fungoval podle podmínek, které už neodpovídaly aktuální situaci.
„Problém byl v tom, že jednotlivá oddělení neviděla celý proces jako jeden celek.“
Jaké změny jsme navrhli
Navrhli jsme úpravu informačního toku mezi obchodním, výrobním a ekonomickým oddělením a společně nastavili jasnější pravidla spolupráce. Současně jsme doporučili revizi obchodních podmínek u klíčového zákazníka.
Zaměřili jsme se na
Nový způsob předávání informací
Propojení jednotlivých oddělení
Sjednocení postupu při tvorbě kalkulací
Revizi obchodních podmínek
Lepší spolupráci napříč firmou
Jak spolupráce probíhala
Spolupráce probíhala formou workshopů, společných pracovních setkání a teambuildingových aktivit.
Velkou část projektu tvořila práce s celým týmem, který se na procesu kalkulací podílel. Cílem bylo nejen upravit procesy, ale také pomoci lidem pochopit, jak jejich práce ovlivňuje ostatní části firmy.
Co bylo během spolupráce nejtěžší?
Největší výzvou nebylo změnit samotný proces. Nejdůležitější bylo vytvořit prostředí, ve kterém jednotlivá oddělení začala více spolupracovat a sdílet informace.
Teprve když lidé pochopili souvislosti své práce, začal nový systém skutečně fungovat.
Co bylo pro nás důležité
Největší hodnotou této spolupráce bylo sledovat, jak se z jednotlivých oddělení postupně stal jeden spolupracující tým.
Ve chvíli, kdy lidé začali chápat návaznost své práce na ostatní, přestaly vznikat chyby, které dříve firmu stály zbytečné peníze.
Výsledky spolupráce
Nový systém předávání informací mezi obchodem, výrobou a ekonomikou.
Výrazně lepší spolupráce mezi jednotlivými odděleními.
Revize obchodní smlouvy s klíčovým zákazníkem vedla ke zlepšení ziskovosti.
Zaměstnanci lépe porozuměli návaznosti celého procesu.
Firma odstranila příčiny ztrátových zakázek a nastavila stabilnější způsob práce.
Řeší vaše firma podobnou situaci?
Řeší vaše firma podobnou situaci?
Každá firma je jiná, ale problémy často vznikají ze stejných příčin.
Společně zjistíme, co dnes brzdí fungování vaší firmy a kde má změna největší potenciál.