PŘÍPADOVÁ STUDIE
Jak jsme marketingové agentuře pomohli přestat hasit
termíny a nastavit fungující systém práce
Marketingová agentura
30 zaměstnanců
6 měsíců spolupráce
Služby / Marketing
O jaký typ firmy šlo?
Rostoucí marketingová agentura s přibližně 30 zaměstnanci poskytovala služby desítkám klientů. S rostoucím počtem zakázek začaly přibývat problémy s dodržováním termínů a koordinací práce mezi jednotlivými týmy.
Majitel firmy hledal způsob, jak zlepšit organizaci práce bez nutnosti neustále navyšovat počet zaměstnanců.
V jaké situaci firma byla
Zakázky přibývaly, ale způsob fungování firmy zůstával stejný. Některé týmy byly dlouhodobě přetížené, jiné neměly dostatek kapacit. Komunikace mezi odděleními nebyla jasně nastavená a klienti začali stále častěji dostávat své projekty pozdě.
Hlavní problémy
Opakované nedodržování termínů
Přetížené klíčové pozice
Nejasná organizace práce
Slabá koordinace mezi odděleními
Růst firmy bez odpovídající struktury
S čím nás firma oslovila
Majitel agentury chtěl zjistit, proč firma nestíhá dodávat služby včas, přestože zaměstnanci pracovali naplno. Cílem bylo nastavit fungování firmy tak, aby dokázala zvládat více zakázek bez zbytečného chaosu.
Jak probíhala vstupní analýza
Vedli jsme rozhovory s majitelem i všemi zaměstnanci agentury. Současně jsme detailně mapovali proces realizace zakázek od převzetí klienta až po finální předání.
Mapovali jsme:
Pracovní vytížení jednotlivých pozic
Komunikaci mezi odděleními
Proces řízení zakázek
Rozdělení odpovědností
Průběh spolupráce s klienty
Co jsme ve firmě odhalili
Na první pohled se zdálo, že firma jednoduše nestíhá.
Ve skutečnosti byl problém jinde.
Některé klíčové pozice byly dlouhodobě přetížené, zatímco potenciál části zaměstnanců zůstával nevyužitý.
Současně chyběl člověk, který by koordinoval průběh zakázek napříč jednotlivými odděleními.
„Problém byl v tom, jak byla práce organizována.“
Jaké změny jsme navrhli
Navrhli jsme novou organizační strukturu, upravili rozdělení rolí a vytvořili novou pozici projektového manažera, který propojil jednotlivé týmy i komunikaci s klienty.
Zaměřili jsme se na
Novou organizační strukturu
Správné rozdělení pracovních rolí
Vytvoření pozice projektového manažera
Nový proces komunikace s klienty
Efektivnější spolupráci mezi odděleními
Jak spolupráce probíhala
Spolupráce probíhala formou workshopů, společných brainstormingů a konzultací s vedením firmy.
Nové procesy jsme nastavovali postupně tak, aby je zaměstnanci mohli přirozeně převzít do každodenní praxe.
Co bylo během spolupráce nejtěžší?
Největší výzvou nebylo vytvořit novou organizační strukturu.
Klíčové bylo změnit způsob komunikace mezi jednotlivými odděleními a nastavit jasná pravidla předávání informací. Právě zavedení projektového manažera jako spojovacího článku mezi týmy přineslo zásadní změnu.
Co bylo pro nás důležité
Největší hodnotou bylo sledovat, jak firma postupně přestala řešit každodenní operativní chaos a získala prostor soustředit se na další růst.
Když každý věděl, za co odpovídá a kdo koordinuje zakázku, začala spolupráce fungovat mnohem přirozeněji.
Výsledky spolupráce
Výrazné zlepšení dodržování termínů vůči klientům.
Vznik nové role projektového manažera, která propojila jednotlivé týmy.
Firma zvládla obsloužit více klientů bez navyšování chaosu.
Lepší komunikace mezi account manažery a realizačními týmy.
Nové procesy podpořily další růst společnosti.
Řeší vaše firma podobnou situaci?
Řeší vaše firma podobnou situaci?
Každá firma je jiná, ale problémy často vznikají ze stejných příčin.
Společně zjistíme, co dnes brzdí fungování vaší firmy a kde má změna největší potenciál.